Le Poste
Principales missions :
Organisation et coordination des fonctions administratives du Pôle en lien avec le Directeur :
• Coordonner au quotidien, l’ensemble de l’activité de son domaine de compétences
• Participe à l’organisation administrative du Pôle et son évaluation ;
• Veille à la bonne communication interne et externe du Pôle.
• Encadre les secrétariats médicaux (recrutement, management, évaluation…) ;
• Harmonise les pratiques, les outils et les méthodes des différents sites.
• Valorisation des outils collaboratifs : planning partagé, web conférence, …
• Conception des tableaux de bord nécessaires au suivi de l’activité
• Assure une veille réglementaire concernant l’évolution des demandes administratives des financeurs
• Prépare les éléments relatifs au renseignement des Rapports d’Activité
• Transmission des documents contractuels à la demande de la direction
• Classe les documents, les numérise et gère la GED dans le respect des protocoles associatifs
• Participe à la mise en œuvre de la politique qualité au sein du Pôle.
• Veille au bon suivi des différents plans d’actions liés au fonctionnement et à l’organisation du Pôle (Projet des services – Evaluation externe – DUERP – Démarche qualité)
• Organise si nécessaire des réunions, réservation de salles…
• Rédige les compte rendu des réunions institutionnelles ou de toute autre réunion à la demande de la Direction
• Gestion du courrier entrant et sortant de la Direction
• Réalise régulièrement un reporting à la Direction
Gestion du Dossier de l’usager :
• Vous contribuerez au paramétrage du Dossier de l’usager.
• En tant que référent dans le déploiement de Vivality, vous serez force de proposition dans l’évolution du ce logiciel pour mieux répondre aux spécificités du Pôle
• Personne ressource pour les secrétaires médicales, vous serez le garant de la bonne gestion du dossier administratif des usagers
• Une bonne connaissance du logiciel est rapidement attendue afin de répondre aux demandes de la Direction en matière de gestion de l’activité, renseignement de l’ANAP, de SIDOBA, ou pour satisfaire toute autre requête réclamant l’analyse d’éléments issus d’extractions ciblées (âge des enfants entrant, moyenne d’âge, durée d’accompagnement…).
Missions Ressources Humaine :
• Assiste le directeur dans le suivi des règles légales et conventionnelles du travail, en matière d’hygiène sécurité et des conditions de travail applicables aux ESMS et/ou ERP
• Après validation de la direction, assure la gestion des temps de travail et de l’annualisation du personnel du Pôle: saisi des emploi du temps, mise à jour des compteurs via le logiciel E.connection ou via tout autre logiciel du même type appelé à être utilisé par l’Association, …
• Supervise les procédures en matière de gestion des Ressources Humaines : envoi des éléments de paie, contrôle des bulletins de salaire, suivi des process associatif, …
• Effectue le suivi administratif du personnel : gestion des dossiers, archivage…
• Veille à l’application des procédures d’embauche et de départ du Pôle
• Demande de contrats suivant indications de la direction
• Suivi des visites médicales
• Assurer le suivi des formations en lien avec les cadres du Pôle et les services du siège
• Participe si nécessaire à l’accueil et l’intégration des nouveaux salariés et stagiaires
Missions à caractère financier :
• Compilation des factures, des brouillards de caisse, des notes de frais
• Transmission au service comptabilité des documents financiers après traitement par la Direction
• Archivage des factures
• Commande et gestion des Tickets Restaurant
• Effectue les commandes validées par la Direction et en assure le suivi
• Suivi des véhicules : contrats de location, assurance, entretien, contrôle technique, gestion des sinistres, suivi des kilométrages…
Participation à la politique développée au niveau du Pôle :
• Participe suivant l’ordre du jour au CoDir du Pôle.
• Favoriser les relations avec les services du siège
Compétences Recherchées :
Rattachement hiérarchique « Directeur du Pôle Enfance Nord Isère »
Présentation de l’association :
L’APAJH 38 (Association Pour Adultes et Jeunes Handicapés), est une association œuvrant dans le champ de l’action du médico-social (environ 1000 personnes accompagnées). Elle fait siennes les valeurs de la République, défend de plus les valeurs de laïcité, citoyenneté et solidarité et s’est donnée comme principe fondamental la primauté de la personne. Association militante, forte de ses adhérents et bénévoles, elle s‘est engagée auprès des personnes en situation de handicap et de leurs familles, cela depuis 50 ans maintenant, pour que change le regard de la société sur le handicap. Développant de nombreux services et établissements, elle est aussi une association gestionnaire qui a su attirer un personnel de qualité (17 établissements et services en Isère, environ 330 salariés) ce qui lui permet d’être une association de taille humaine résolument innovante parce qu’à l’écoute des besoins et projets des personnes qu’elle accueille et accompagne.
Présentation du Pôle :
Le Pôle est composé de 2 CAMSP situés sur Vienne et sur la Côte St André, de 2 Pôles Bébés Vulnérables également positionnés sur Vienne et sur la Cote St André, d’un SESSAD implanté sur Vienne. Un PCPE et un EMAS sont rattachés au SESSAD.
Profil
Diplômes :
– Diplôme niveau 5 – BTS exigé – BTS SAM apprécié ou autres diplômes correspondant, diplômes complémentaires apprécies
– Titulaire du permis B (déplacements requis sur les différents services du Pôle)
– Idéalement expérience d’au moins 3 ans dans des fonctions liées à la gestion administrative, et des Ressources Humaines
– Bonne connaissance du secteur d’activité concerné
Compétences :
• Aptitudes rédactionnelles, maîtrise de l’outil informatique,
• Capacités d’analyse
• Sens de l’organisation et de gestion des priorités
• Dispose d’une culture ou de connaissances solides en matière de législation du travail, hygiène, sécurité et condition de travail
• Se trouve en capacité de s’approprier l’environnement juridique et réglementaire social et médico-social
• Présente des compétences dans le domaine de suivi des temps de travail, élaboration, suivi, gestion des plannings, des absences en lien avec les règles de droit du travail, de la convention collective, des accords collectifs…
• Capacité à s’approprier et à créer des outils de gestion et des tableaux de bords
• Connaissance de l’environnement d’un service médicosocial et plus spécifiquement dans le secteur des personnes en situation de handicap
• Savoir faire preuve d’organisation et de rigueur
• Être volontaire et doté de bonnes capacités à travailler au sein d’une équipe de direction
• Communiquant et sachant communiquer dans un souci de partage, d’échange, de réciprocité
• Garantir une gestion administrative rigoureuse et veille au bon respect des orientations et stratégies définies par et avec la Direction du pôle.
Rémunération :
Rémunération selon profil et expérience, cadre de classe 3 niveau 3, statut cadre au forfait, télétravail possible, tickets restaurant, avantages CSE.
Votre recruteur
Date limite du dépôt des candidatures : le 12 avril 2024.
Merci d’adresser CV et lettre de motivation référence « CW-APAJH38-CT admin » aux coordonnées suivantes :
Par courrier :
APAJH Isère
26 avenue Marcelin Berthelot
38100 Grenoble
Par courriel : secretariat@apajh38.org avec copie à c.wach@apajh38.org